Zeitmanagement: Wie Sie Prioritäten setzen

Wenn Ihr Erfolg von Dauer sein soll, müssen Sie effektiv arbeiten. Dies geht am besten, indem Sie Prioritäten setzen. Die richtige Priorisierung hilft Ihnen dabei, schneller an Ihr Ziel zu kommen und maximale Gewinne zu erzielen. Wenn Sie die falschen Prioritäten setzen, verschwenden Sie wertvolle Ressourcen.

In diesem Artikel stelle ich zwei Zeitmanagement Methoden vor, die Ihnen bei der richtigen Prioritätensetzung helfen.

Eisenhower Methode

Bei der Eisenhower Methode wird jede Aufgabe einer Kategorie, auch Quadrant genannt, zugeordnet. Man unterscheidet zwischen vier Quadranten:

1. Wichtige Dinge, die gleichzeitig dringend sind, beispielsweise wenn Ihre Website nicht mehr funktioniert. Dann müssen Sie natürlich schnell handeln und das Problem lösen.
2. Wichtige aber nicht dringende Aufgaben, wie beispielsweise die Erstellung neuer Artikel für Ihren Blog oder eMails für Ihren Newsletter sowie die Kontaktaufnahme mit guten Kunden.In diese Kategorie gehört auch das Erlernen von neuem Fachwissen sowie die Persönlichkeitsentwicklung oder körperliche Betätigung. All dies sind Tätigkeiten, die Sie zwar nicht sofort umsetzen müssen, die aber längerfristig von großer Bedeutung für Sie sind.
3. Manche Dinge sind nicht wichtig, aber dringend, beispielsweise das plötzlich klingelnde Telefon oder Smartphone, gerade eingehende eMails oder häufig auch soziale Medien
4. Dann gibt es die Handlungen, die nicht wichtig und nicht dringend sind, wie beispielsweise  Klatsch und Tratsch, schlechtes Essen oder unwichtige Nachrichten ohne Bedeutung.

Wie setzen Sie die Eisenhower Methode in die Tat um?

1. Verbringen Sie die meiste Zeit mit Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Dann handeln Sie zukunftsorientiert. Diese Dinge bringen Sie langfristig voran und sind wichtig für Ihren Erfolg.
2. Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind, verlegen Sie am besten auf bestimmte Zeiten am Tag. Geben Sie diesen Aufgaben also keine Priorität. Beispielsweise müssen Sie auf eingehende eMails in aller Regel nicht gleich antworten. So werden Sie bei Ihrer Arbeit nicht ständig unterbrochen. Wenn Sie immer sofort antworten, entsteht beim Sender auch nicht die Erwartung, dass er stets gleich eine Antwort von Ihnen bekommt. Das befreit Sie von unnötigem Druck.
3. Wenn eine Aufgabe wichtig und zugleich dringend ist, müssen Sie diese meist gleich erledigen. Versuchen Sie aber, diese Handlungen auf ein Minimum zu beschränken. Treffen Sie beispielsweise Maßnahmen, damit Ihre Webseite nach Möglichkeit stets verfügbar ist.
4. Vermeiden Sie so weit es geht die Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Diese halten Sie nur von den bedeutsamen Aufgaben ab, die wichtig für Ihren Erfolg sind.
5. Fragen Sie sich jeden Morgen: Was sind die Aufgaben, die ich heute unbedingt erledigen muss? Ordnen Sie Ihre Aufgabenliste nach Prioritäten.
6. Wenn eine neue Aufgabe auf Sie zukommt, stellen Sie sich stets diese drei Fragen:
   • Was sind die langfristigen Konsequenzen, wenn ich diese Aufgabe erledige?
   • Was wäre, wenn ich sie nicht erledigen würde?
   • Warum will ich das überhaupt tun?

Nehmen Sie die Antwort auf diese Fragen als Grundlage, um Ihre Prioritäten festzulegen.

Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip besagt, dass 20 Prozent unserer Aufgaben für 80 Prozent unseres Erfolges verantwortlich sind. Die restlichen 80 Prozent unserer Aufgaben tragen also nur zu 20 Prozent unseres Erfolgs bei.

Übung zum Pareto Prinzip

1. Erstellen Sie eine Liste aller regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, die Sie in Ihrem Business erledigen müssen. Schreiben Sie auf, wie viel Zeit Sie für jede dieser täglichen Aufgaben benötigen. Notieren Sie so viele Tätigkeiten wie möglich. Das ist ein wichtiger Schritt, weil er Ihnen aufzeigt, wo Ihre Prioritäten im Moment liegen. Wir sind oft erstaunt, wenn wir sehen, wie wir unsere Zeit verbringen.
2. Nachdem Sie aufgeschrieben haben, wieviel Zeit Sie für Ihre Tätigkeiten investieren, gehen Sie diese Liste sorgsam durch. Bestimmen Sie dann, welche drei Aufgaben den größten Einfluss auf Ihre Arbeitsergebnisse haben.
3. Fokussieren Sie sich in Zukunft hauptsächlich auf diese drei Aufgaben, denn Ihr gesamtes Business hängt davon ab. Verbringen Sie 80 Prozent Ihrer Zeit mit den drei wichtigsten Aufgaben. Angenommen Sie möchten täglich fünf Stunden arbeiten, dann verbringen Sie etwa vier Stunden mit diesen Aufgaben. Bitte beachten Sie, dass es hier nicht um exakt 80 Prozent geht, sondern eher darum, dass Sie den größten Teil der Zeit mit den wichtigsten Aufgaben verbringen.

Fazit

Ein gutes Zeitmanagement setzt voraus, dass wir die richtigen Prioritäten setzen. Die Eisenhower Methode ist ein hilfreiches Instrument zur Priorisierung unserer Aufgaben. Bevor eine Aufgabe erledigt wird, beurteilen wir, ob diese wichtig, nicht wichtig, dringend oder nicht dringend ist.

Das Pareto Prinzip lehrt uns, dass 20 Prozent unserer Aufgaben für 80 Prozent unseres Erfolges verantwortlich sind. Konzentrieren Sie sich deshalb immer auf die wichtigsten Aufgaben.