Wenn Sie sich am Ende eines Arbeitstages fragen, wie erfolgreich oder produktiv Sie waren, kommt von vielen die Antwort: Vieles was ich mir für diesen Tag vorgenommen habe, habe ich nicht gut bzw. gar nicht erledigt. Sie sind unzufrieden und starten wahrscheinlich nicht gerade motiviert in den nächsten Tag.
Ein strukturierter Arbeitstag wird Ihnen dabei helfen Ihre Aufgaben, die sich für den Tag vorgenommen haben, zu bewältigen.
Der Vormittag
Ein guter Start in den Tag ist besonders wichtig. Rituale erleichtern diesen enorm. Für einige bedeutet das ein gesundes Frühstück, andere bevorzugen ein kleine Meditation.
Legen Sie danach die Aufgaben für den Tag fest. Es ist wichtig den Tagesplan schriftlich zu formulieren, denn diese Liste ist sozusagen Ihr Gerüst für den Tag, an dem Sie sich orientieren. Dabei ist zu beachten, dass Sie zuerst die Dinge aufschreiben, für die Sie die größte Konzentration benötigen. Da wir ja bekanntermaßen am Vormittag am produktivsten sind, kommen die nicht so wichtigen Aufgaben an den Schluss der Liste.
Teilen Sie sich nun Zeitblöcke ein. Nach einem Zeitblock von 50 oder 60 Minuten machen Sie eine kleine Pause. Haben Sie mehrere Zeitböcke gearbeitet, kommt eine längere Mittagspause.
Die Mittagspause
Wenn Sie die Möglichkeit haben, verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz. Durch die räumliche Entfernung bekommen Sie Distanz zu Ihrer Tätigkeit. Planen Sie eine Pause von eine Stunde, bietet Ihnen das die Gelegenheit sogar einen Spaziergang zu machen und etwas zu essen. Die Mittagspause sollte ausschließlich Ihrer Erholung dienen. Deshalb ist es wichtig in dieser Zeit keine geschäftlichen Telefonate zu führen und auch keine emails zu checken. Schöpfen Sie Kraft für den Nachmittag.
Der Nachmittag
Nach der Mittagspause beginnt wahrscheinlich die schwierigste Zeit des Tages. Sie müssen sich wieder neu motivieren um weiter zu arbeiten. Jetzt hilft Ihnen Ihr Plan, der Ihnen aufzeigt, was die nächste Aufgabe ist. Vielleicht gehören Sie aber auch zu den Menschen, die noch mal ein Tageshoch wie am Vormittag erleben und stellen fest, dass es gerade super läuft. Das Gefühl, dass einem etwas „gut von der Hand geht“ motiviert und bestärkt ungemein. Wieder arbeiten Sie, wie bereits oben aufgeführt, in Zeitblöcken und haben sich in Ihren kleinen Pausen einen Espresso verdient.
Am Ende eines Arbeitstages blicken wir auf den Tag zurück. Haben wir alle Aufgaben erfüllt, die auf unserem Tagesplan standen? Wo können wir etwas verbessern? Machen Sie sich z. B. Gedanken darüber, ob zu viel oder zu wenig auf Ihrem Tagesplan stand. Waren Sie unter- oder überfordert? War Ihnen die Erstellung eines Tagesplans zu aufwändig? Ist es für Sie sinnvoller einen Wochen- oder Monatsplan zu erstellen? All das sind Fragen, die wir uns am Ende eines Tages stellen sollten.
Sinnvoll ist es auch, sich schon Gedanken über die Aufgaben des nächsten Tages zu machen und diese aufzuschreiben. Es wird Sie erleichtern, wenn Sie am Abend vorher schon wissen, was am nächsten Tag zu tun ist.
Ein schönes und sinnvolles Ritual ist es, bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, Ihren Schreibtisch zu ordnen. Die äußere Ordnung überträgt sich auf Ihr Inneres und Sie werden ruhiger in den Abend gehen.
Der Abend
Der Abend sollte Ihnen bzw. Ihrer Familie gehören. Wenn Sie strukturiert gearbeitet haben, werden Sie feststellen, das Sie die Dinge auf Ihrem Tagesplan standen, alle oder fast alle erledigt haben. Wenn Sie nun noch für ausreichend Schlaf sorgen, können Sie gestärkt in einen neuen Tag starten.
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