4 Tipps, wie Sie Ablenkung und Unterbrechungen bei der Arbeit vermeiden

Lassen Sie sich auch gerne von der Arbeit ablenken? Das sollten Sie auf keinen Fall tun. Eine ganz wichtige Fähigkeit erfolgreicher Unternehmer ist die Vermeidung von Ablenkung und Unterbrechungen.

Unterbrechungen und Ablenkung gehören zu den schlimmsten Zeitfressern. Sie sind die Hauptursachen für unproduktives Arbeiten. Sie halten uns davon ab, uns längere Zeit auf eine Sache zu fokussieren. Je öfter wir abgelenkt und unterbrochen werden, desto unproduktiver arbeiten wir.

Über das Internet sind wir immer erreichbar. Deshalb werden wir dauernd mit irgendwelchen Angeboten und Anfragen belästigt. Ständig wollen andere Leute etwas von uns oder warten auf unsere Antwort. Dieser Erwartung zu widerstehen, fällt uns oft sehr schwer. Hierfür benötigen wir Mut und Willenskraft.

Außerdem gibt es heutzutage so viele verführerische Ablenkung. Da wir fast immer online sind, ist es sehr einfach geworden ist, sich ablenken zu lassen.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen 4 Tipps wie Sie Ablenkung und Unterbrechungen bei der Arbeit vermeiden.

1. Schalten Sie störende Geräte aus

Gegen unerwünschte Ablenkung und Unterbrechungen, die uns von unserer Arbeit abhalten, können wir etwas tun.

Wurden Sie heute auch schon durch elektronische Geräte unterbrochen? In der Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten möchten, sollten Sie deshalb alles abschalten, was Sie ablenken und unterbrechen könnte.

Sie sollten nicht durch irgendwelche akustische oder optische Meldungen wie email, SMS, Telefon, sozialen Medien, Kalendern usw. gestört werden. Schalten Sie deshalb Ihr Smartphone und Ihr Telefon aus bzw. schalten den Anrufbeantworter ein. Regeln Sie Ihre Geräte zumindest auf ganz leise oder legen Sie diese an einen anderen Ort, sodass Sie nicht gestört werden.

Übernehmen Sie selbst die Kontrolle, denn Sie entscheiden wann und wie Sie die elektronischen Medien einsetzen und nutzen.

2. Organisieren Sie Unterbrechungen

Wir können Unterbrechungen nie ganz vermeiden. Die Frage ist aber, wie wir damit umgehen. Wir sollten deren Häufigkeit und Dauer so weit wie möglich reduzieren, damit wir nicht von ihnen kontrolliert werden. Es ist wichtig, dass wir die Kontrolle über unsere Arbeitszeit haben.

Unterbrechungen lassen sich auch entsprechend organisieren. Statt sich bei Ihrer Arbeit unterbrechen zu lassen, können Sie diese Störung auch zeitlich „verschieben„. Planen Sie z. B. täglich eine extra Stunde ein, z. B. von 11 bis 12 oder 15 bis 16 Uhr. In diesem Zeitraum können Sie dann den Anrufer zurückrufen oder emails beantworten.

Wenn Sie sich von anderen Leuten nicht so oft unterbrechen lassen, hat das u. U. auch einen „erzieherischen“ Effekt. Denn dann lernen diese vielleicht eher, wie sie ihr Problem selbst lösen können.

Wollen Sie konzentriert arbeiten und nicht durch das Telefon unterbrochen werden? Dann schalten Sie Ihren Anrufbeantworter ein. Teilen Sie dem Anrufer auf dem Anrufbeantworter mit, wann Sie zu sprechen sind.

Dasselbe können Sie mit Ihren emails tun. Die Anderen sollen wissen, dass Sie nicht immer verfügbar sind. Antworten Sie auf emails nie sofort, damit die Absender lernen, dass Sie nicht sofort erreichbar sind.

Wenn jemand ein Gespräch mit Ihnen sucht und Sie gerade eine wichtige Arbeit erledigen, wird er Verständnis dafür haben, dass Sie einen anderen Termin vorschlagen.

3. Vermeiden Sie selbst verursachte Ablenkung

Mit dem Internet ist es so einfach geworden, sich den ganzen Tag abzulenken. Diese Ablenkung, die wir bewusst herbeiführen, können uns sogar regelrecht süchtig machen. Das kann soweit gehen, dass wir die wirklich wichtigen Aufgaben gar nicht mehr erledigen können.

Oft fangen wir nicht an, die wichtigen Dinge zu erledigen. Denn diese Aufgaben fordern uns meist. Anderseits sind aber sehr motiviert, wenn es darum geht, Unangenehmes zu vermeiden. Deshalb flüchten wir uns in Zeitvertreib, der uns sofortiges Vergnügen bringt wie emails checken, die sozialen Medien zu durchforsten, im Internet surfen, Nachrichten hören, Zeitungen und Magazine lesen, aufräumen usw..

Wie oft haben Sie heute schon Ihre emails gecheckt? Die meisten von uns lesen gleich am Morgen ihre emails und schauen auf ihr Smartphone, um festzustellen, was andere Leute von ihnen wollen. Damit geben wir diesen die Macht, uns zu unterbrechen.

Wenn wir dauernd durch unsere emails abgelenkt werden, macht uns das äußerst unproduktiv. Es reicht in der Regel vollkommen aus, zwei mal täglich die emails zu checken. Widerstehen Sie auch der Versuchung ständig die neuesten Nachrichten zu konsumieren. Wir müssen nicht über jeden neuen Skandal informiert sein.

Damit Sie der Versuchung sich abzulenken widerstehen, ist es hilfreich, wenn Sie jeden Morgen eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben erstellen, die Sie an diesem Tag erledigen wollen. Arbeiten Sie dann ohne Unterbrechung an diesen Aufgaben, für 45 bis maximal 90 Minuten. Lassen Sie sich nicht stören. Je öfter Sie ununterbrochen arbeiten, desto produktiver werden Sie.

Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die zu erledigende Aufgabe. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.

4. Vermeiden Sie Multitasking

Auch das Multitasking gehört in den Bereich der Unterbrechungen und Ablenkung unserer Arbeit.

Fällt es Ihnen auch oft schwer, Multitasking zu widerstehen? Denken Sie vielleicht auch, wie die meisten Menschen, dass die Arbeit durch Multitasking effizienter wird? Aber in der Regel ist Multitasking nutzlos.

Multitasking ist eine Arbeitsweise, bei der wir uns sozusagen ständig selbst unterbrechen. Beim Multitasking wechseln wir ständig zwischen mehreren Aufgaben hin und her.

Viele Leute glauben, dass sie, wenn sie mehrere Dinge „gleichzeitig“ tun, auch produktiver sind. Doch in Wirklichkeit sinkt unsere Produktivität dabei. Tatsächlich können wir nämlich gar nicht mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit bewältigen. Unser Gehirn kann nur eine Sache nach der anderen verarbeiten.

Vielleicht denken Sie jetzt, dass Ihnen das nicht passiert, weil Sie der Meinung sind, Multitasking zu beherrschen. Leider ist das nicht der Fall! Untersuchungen haben gezeigt, dass wir umso unproduktiver werden, je mehr Multitasking wir zulassen. Multitasking führt durch das hin und her Springen zwischen den verschiedenen Aufgaben zu Zeitverlust.

Manchmal kann es sogar gefährlich werden, wie z. B. telefonieren beim Autofahren. Viele Studien haben gezeigt, wie gefährlich es ist, beim Autofahren das Smartphone zu benutzen.

Oft kommt es zum Multitasking, wenn uns andere unterbrechen. Dann werden wir plötzlich aus einer Aufgabe herausgerissen und müssen zu einer anderen umschalten. Nebenher muss aber die ursprüngliche Aufgabe noch zu Ende erledigt werden.

Ganz können wir Multitasking aber doch nicht vermeiden. Manchmal müssen wir nebenher  einige Telefonanrufe erledigen, schnell ein paar emails lesen, etwas recherchieren, Meetings planen, einen Bericht lesen usw..

Um es aber zu reduzieren, sollten wir vorher festgelegte Zeiten am Tag für Multitasking einplanen. Z. B. können Sie, nachdem Sie 2 Stunden an einer Sache gearbeitet haben, eine Stunde lang Aufgaben erledigen, die Multitasking erfordern. Auf diese Weise reagieren Sie nicht auf Andere, sondern Sie bestimmen selbst, wann Sie für sich Multitasking zulassen.

Fazit:

Ablenkung und Unterbrechungen gehören zu den größten Zeitfressern bei der Arbeit. Sie machen uns äußerst unproduktiv. Aber wie können wir Sie vermeiden? Erstens sollten Sie schon im voraus dafür sorgen, dass Sie bei der Arbeit erst gar nicht abgelenkt und unterbrochen werden. Schalten Sie deshalb sämtliche Anwendungen und Geräte ab bzw. legen Sie außer Reichweite, damit Sie diese bei der Arbeit nicht stören. Zweitens sollten Sie Unterbrechungen organisieren, indem Sie z. B. Anrufe auf vorher festgelegte Zeiten verlegen oder nicht sofort auf emails antworten. Vermeiden Sie drittens Ablenkung, die Sie selbst verursachen. Checken Sie z. B. Ihre emails nur wenige Male am Tag und widerstehen Sie der Versuchung im Internet ständig nach Neuigkeiten auf der Welt zu suchen. Reduzieren Sie außerdem Multitasking soweit wie möglich. Denn wenn wir versuchen, mehrere Dinge „gleichzeitig“ zu erledigen, verlieren wir erwiesenermaßen Zeit, und das reduziert unsere Produktivität.