Warum das Pareto Prinzip zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört

Das Pareto Prinzip, auch bekannt unter dem Namen 80-20-Regel, ist eine bewährte Methode im Zeitmanagement. Es hilft uns, im Business Prioritäten zu setzen. Das Pareto Prinzip wurde vor über 100 Jahren von einem italienischen Ökonom namens Vilfredo Pareto beschrieben. Pareto stellte fest, dass 20 % der Bevölkerung 80 % des Grundbesitzes gehörten. Er untersuchte auch andere Länder und fand heraus, dass sich dort 80 % des Geldes im Besitz von 20 % der Bevölkerung befanden. Pareto hat somit eine ganz bedeutende Entdeckung gemacht. Denn das Pareto Prinzip gilt praktisch überall in der Natur sowie im menschlichen Verhalten. Es lässt sich in allen Bereichen unseres täglichen Lebens und im Business anwenden und kann unsere Produktivität deutlich steigern.

Hier sind zwei Beispiele für das Pareto Prinzip aus dem Alltag: 80 % des Verkehrs finden auf nur 20 % der Straßen statt. 20 % unserer Kleidung tragen wir vermutlich zu 80 % der Zeit.

Zwei Beispiele aus dem Business: 20 % der Kunden sind für 80 % des Umsatzes verantwortlich. 80 % des Erfolges lassen sich auf nur 20 % unserer Aktivitäten zurückführen.

Das Pareto Prinzip macht damit eines „knallhart“ deutlich: Das Meiste von dem was wir erreichen, kommt von den wenigsten Dingen, die wir tun. Die wichtigsten Ergebnisse unseres Tuns erzielen wir durch wenige Handlungen.

In diesem Artikel zeige ich, wie Ihnen das Pareto Prinzip dabei hilft Ihre Produktivität zu steigern.

1. Erstellen Sie eine Liste mit Prioritäten statt einer To-Do-Liste

Gemäß dem Pareto Prinzip ist eine Liste mit Prioritäten einer simplen To-Do-Liste vorzuziehen. Wenn wir einfach immer nur eine To-Do-Liste erstellen, ist das für unsere Produktivität nicht förderlich.

Viele Menschen lieben ihre To-Do-Listen, bei denen sie einfach Aufgabe für Aufgabe abhaken. Grundsätzlich ist es auch nichts Negatives, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen und ad acta zu legen. Aber wenn wir immer nur Listen mit Dingen erstellen, die wir abarbeiten müssen, vergessen wir dabei meist etwas ganz Entscheidendes: Wir versäumen, über die Prioritäten der einzelnen Aufgaben nachzudenken.

Das Pareto Prinzip lehrt uns, dass die Dinge, und dazu gehören auch unsere Aufgaben, nicht gleichwertig sind und wir deshalb entsprechend handeln sollten. Denken Sie also unbedingt stets daran, dass sich Ihre Aufgaben in ihrer Wichtigkeit unterscheiden.

Effektives Zeitmanagement bedeutet, dass Sie sich auf die wichtigen Aufgaben fokussieren. Diese bekommen höhere Prioritäten. Die unwichtigeren Aufgaben sollten Sie weglassen oder zeitlich nach hinten schieben.

Das Pareto Prinzip besagt: Wenn Sie eine Liste mit 10 Aufgaben vor sich haben, sind 2 davon viel wichtiger als die restlichen 8. Diese 2 Aufgaben sind für 80 % Ihrer Resultate verantwortlich.

Stellen Sie sich also immer wieder die Frage: Welche Dinge auf meiner Liste, sind wichtiger als alle anderen Aufgaben? Wählen Sie diese Aufgabe aus und tun Sie diese zuerst.

Bringen Sie diese Aufgabe zu Ende. Machen Sie nicht den Fehler, mit den einfachen Aufgaben anzufangen. Wenn Sie alle einfachen Aufgaben nacheinander erledigen, ist der Tag schneller zu Ende als Sie denken. Am Ende des Arbeitstages haben Sie keine echten Resultate erzielt.

2. Fokussieren Sie sich auf Ihre Resultate

Das Pareto Prinzip zeigt deutlich, dass unsere Tätigkeiten nicht gleichwertig sind in Bezug zu den Resultaten, die sie hervorbringen.

Wir alle wurden so erzogen und von der Gesellschaft darauf getrimmt, dass wir immer mit irgend etwas beschäftigt sein müssen. Aber wir sollten besser Prioritäten setzen und uns auf die wertvollen Handlungen konzentrieren.

Tun Sie vor allem Dinge, die einen großen Nutzen bringen, die einen maximalen Output hervorbringen und die zum Erfolg Ihres Business beitragen. Das können Maßnahmen im Marketing sein, neue Produkte erstellen, neue zahlungskräftige Kunden gewinnen usw.. Finden Sie auch hier die 20 % der Tätigkeiten, die 80 % der Resultate bringen. Verbringen Sie Ihre Arbeitszeit vor allem mit diesen Dingen und beschäftigen Sie sich nicht mehr so lange mit weniger gewinnbringenden Tätigkeiten.

Oft ist es so, dass wertvolle Tätigkeiten auch schwierig und anstrengend sind. Aber gerade diese Dinge führen zu den Resultaten, die wir anstreben. Setzen Sie deshalb Prioritäten und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die 20 % der Dinge, die am wichtigsten sind. Verschieben Sie lieber Tätigkeiten, die zu den 80 % gehören und die wenig zum Erfolg Ihres Business beitragen. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, die Sie erledigen, ob diese im Bereich der wertvollen 20 % liegt oder ob sie in den Bereich der Unwichtigen 80 % fällt.

Besonders zu Beginn des Tages sollten Sie an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten. Machen Sie dies am besten zur Gewohnheit. Denn wenn eine Handlung zur Gewohnheit wird, fällt es uns leichter diese auf Dauer durchzustehen.

Vermeiden Sie es, gleich morgens die einfachen und unwichtigen Aufgaben zu erledigen.

3. Wenden Sie das Pareto Prinzip mehrfach nacheinander an

Steigern Sie Ihre Produktivität noch mehr, indem Sie des Pareto Prinzip mehrmals hintereinander anwenden. Wählen Sie aus den 20 % nochmals 20 % aus und davon wieder 20 % usw.. Wenn Sie wissen, welche 20 % Ihrer Aufgaben, Ihrer Kunden, Ihrer Produkte, Ihrer Ressourcen oder was auch immer zu 80 % Ihres Erfolges führen, dann wählen Sie von diesen 20 % erneut 20 % aus.

Untersuchen Sie Immer, welche Aufgabe oder welche Ressource am wichtigsten ist und was die größten Resultate bringt. Sortieren Sie dann das weniger Wichtige aus. In jedem der einzelnen Schritte lassen Sie also etwas weg. Das können Sie solange wiederholen bis nur noch eine einzige Aufgabe oder Ressource übrig bleibt. Diese ist dann am wichtigsten.

Ein Beispiel: Angenommen Sie haben 200 Kunden und wissen, dass 40, also 20%, dieser 200 Kunden 80 % Ihres Umsatzes ausmachen. Dann könnten Sie diesen zahlungskräftigsten Kunden z. B. ein Produkt von besonders hohem Wert zu einem höheren Preis anbieten. Den anderen Kunden bieten Sie weiterhin ein Basisprodukt zu einem niedrigeren Preis an. Damit würden Sie Ihren Umsatz insgesamt steigern.

In einem weiteren Schritt könnten Sie diese 40 Kunden näher untersuchen und aus diesen die 8 Kunden heraussuchen, mit welchen Sie deutlich mehr Umsatz erzielen als mit den anderen 32. Für diese 8 Kunden könnten Sie dann ein noch exklusiveres Produkt zu einem noch höheren Preis anbieten.

Sie könnten sogar noch einen Schritt weitergehen und von diesen 8 Kunden wiederum die 2 umsatzstärksten Kunden auswählen. Am Ende hätten Sie nur noch ein oder zwei VIP-Kunden übrig, die von allen Kunden am meisten Geld ausgeben.

Fazit:

Das Pareto Prinzip ist eine hilfreiche Methode im Zeitmanagement, die zu höherer Produktivität führt. Bezogen auf unsere Arbeit besagt es, dass nur 20 % unserer Handlungen für 80 % unserer Resultate verantwortlich sind. Die übrigen Handlungen tragen also kaum zum Ergebnis bei.

So wenden Sie das Pareto Prinzip an: Erstellen Sie erstens statt einer To-Do-Liste lieber eine Liste mit Prioritäten. Diese hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern, denn hier legen Sie fest, welche Aufgaben am wichtigsten sind und höchste Priorität haben. Fokussieren Sie sich zweitens auf Ihre Resultate statt darauf nur mit etwas beschäftigt zu sein. Erledigen Sie die 20 % der Aufgaben, die 80 % Ihrer Resultate hervorbringen. Drittens können Sie das Pareto Prinzip mehrmals hintereinander anwenden und aus den 20 % Ihrer wertvollsten Aufgaben bzw. Ressourcen wieder die wertvollsten 20 % auswählen. Das können Sie solange wiederholen bis nur noch eine einzige Aufgabe bzw. Ressource übrig bleibt.