Wenn wir produktiv arbeiten wollen, müssen wir lernen, uns nur auf eine einzige Sache zu fokussieren. Geht es um einfache Tätigkeiten, können wir zwei oder mehr Dinge gleichzeitig tun. Z. B. ist es möglich gleichzeitig zu gehen und sich dabei zu unterhalten.
Bei komplexeren Dingen funktioniert das aber nicht mehr. Dann können wir unsere Gedanken jeweils nur auf eine einzige Sache richten. Wenn wir uns einige Zeit auf diesen einen Vorgang konzentrieren, sind wir in der Lage sehr produktiv zu arbeiten und viele Dinge zu erledigen.
Leider werden wir heutzutage bei der Arbeit häufig abgelenkt und unterbrochen. Dann ist ein konzentriertes Arbeiten nicht mehr möglich. Ständige Störungen können sogar dazu führen, dass wir irgendwann gar nicht mehr dazu fähig sind, unsere Aufmerksamkeit auf eine Sache zu richten. Wir können weniger effizient arbeiten und benötigen mehr Zeit für eine bestimmte Aufgabe.
Wenn Sie nicht fokussiert bei der Sache sind, sich leicht durch andere Dinge ablenken lassen und immer sofort für Andere da sind, können Sie einfach nicht produktiv arbeiten. Am Ende eines Arbeitstages sind Sie dann unzufrieden und fragen sich, was Sie eigentlich den ganzen Tag gemacht haben. Sie werden feststellen, dass Sie nur wenige Arbeitsergebnisse erreicht haben.
Mit diesen drei Methoden lernen Sie, sich besser auf Ihre Arbeit zu fokussieren.
1. Überladen Sie sich nicht mit zu vielen Dingen
Wenn Sie zu viele Dinge auf einmal erledigen wollen, überfordern Sie sich schnell.
Das Eisenhower-Prinzip besagt, dass das was wichtig ist, selten dringend ist und das was dringend ist, selten wichtig ist. Wenn Sie hochproduktiv arbeiten wollen, sollten Sie sich auf die wichtigen Dinge fokussieren und sehr genau abwägen, welche der dringenden Dinge Sie erledigen wollen.
Entscheiden Sie sich nur für die Dinge, von denen Sie überzeugt sind, dass Sie sie persönlich oder beruflich weiterbringen.
Stellen Sie sich immer die Frage ob Sie diese Arbeit jetzt gerade tun sollten oder ob es nicht Wichtigeres gibt.
Denken Sie stets daran, dass Sie Ihre wertvolle Zeit und Energie einsetzen, wenn Sie eine neue Aufgabe übernehmen. Sie sollten den Anspruch haben, dass dabei auch für Sie ein Resultat herauskommt, das Ihnen einen echten Nutzen bringt. Belegen Sie z. B. nicht jeden Kurs, weil Sie denken, sie könnten dieses Wissen irgend wann einmal benötigen. Überlegen Sie genau, ob dieser Kurs zum jetzigen Zeitpunkt wichtig für Sie ist.
2. Überlassen Sie Ihre Aufgaben nicht dem Zufall
Was heißt das genau? Planen Sie am Morgen ganz genau, was Sie den Tag über erledigen wollen. Wenn Sie Ihre Aufgaben nicht vorher festlegen und die Arbeit „auf sich zukommen lassen“, werden Sie niemals die Resultate bekommen, die Sie sich wünschen.
Um wirklich produktiv arbeiten zu können, müssen Sie sich genau überlegen, was Sie erreichen wollen und dann die dafür erforderlichen Schritte in Ihren Tagesplan integrieren. Diese Schritte sollten für Sie oberste Priorität haben. Erst nachdem Sie diese Aufgaben erledigt haben, sollten Sie sich Zeit für andere Dinge nehmen. Verschieben Sie andere Arbeiten, auch wenn Sie noch so verlockend sind, auf später.
Die Aufgaben, die Sie am ehesten weiterbringen sind oft die schwierigsten und unangenehmsten. Doch wenn wir diese Aufgaben erledigen, werden wir umso mehr dafür belohnt.
Begehen Sie nicht den Fehler die einfacheren und unwichtigeren Aufgaben zuerst zu erledigen.
Viele Leute vergeuden Ihre Zeit mit allen möglichen Aktivitäten. Sie erledigen mal diese Aufgabe, mal jene Aufgabe, ohne einen richtigen Plan zu haben. Sie legen einfach nicht genau fest, was Sie erreichen wollen. Fragen Sie sich immer was Ihr großes Ziel ist. Was streben Sie längerfristig an? Welche Schritte muss ich gehen, damit ich dorthin gelange?
Starten Sie den Arbeitstag, indem Sie einen Plan erstellen über das, was Sie an diesem Tag erreichen wollen. Auf irgend eine Weise sollten Sie Ihr gewünschtes Resultat vorher schriftlich definieren. Lassen Sie sich nicht von Anderen vorschreiben, was Sie zu erledigen haben. Checken Sie nicht laufend Ihre emails, SMS oder Ihre Telefon-Mailbox, um zu überprüfen, was andere Leute von Ihnen wollen.
Wenn wir mehr von unseren wichtigen Dingen erledigen können und uns weiterentwickeln, hilft uns das auch längerfristig dabei, uns besser auf eine Sache zu fokussieren. Dann werden wir nämlich feststellen, dass wir selbst für unsere Arbeitsergebnisse verantwortlich sind, und wir lassen wir uns nicht so leicht von Anderen ablenken.
3. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach der Schwierigkeit
Aus vielen wissenschaftlichen Studien wissen wir, dass unsere Willenskraft eine begrenzte Ressource ist. Je öfter wir uns überwinden müssen etwas zu tun, desto mehr nimmt diese Fähigkeit ab. Das heißt, wenn es uns schwer fällt eine Aufgabe zu bewältigen und wir danach wieder eine schwierige Aufgabe erledigen müssen, haben wir für diese neue Aufgabe oft nicht mehr genügend Willenskraft zur Verfügung.
Was können Sie dagegen tun? Erledigen Sie zu Beginn des Tages die komplexeste und schwierigste Aufgabe und nehmen sich danach einfachere Aufgaben vor. Ihre Arbeitsergebnisse werden insgesamt besser, wenn die Schwierigkeit der Aufgaben morgens am höchsten ist und im Laufe des Tages abnimmt. Die meisten Menschen können sich gleich am Morgen am ehesten dazu aufraffen, unangenehme und schwierige Dinge zu erledigen.
Wenn Sie die schwierigste Aufgabe gleich morgens erledigen, hilft Ihnen das, sich für die weiteren Aufgaben des Tages zu motivieren, da das wie eine Belohnung funktioniert. Statt gleich danach wieder eine sehr anstrengende Aufgabe zu bewältigen, sollten Sie anschließend besser eine weniger anspruchsvolle Arbeit erledigen.
Zusammenfassung:
So lernen Sie, sich auf Ihre Arbeit zu fokussieren: Konzentrieren Sie sich erstens auf diejenigen Aufgaben, die wirklich wichtig für Sie sind. Planen Sie zweitens vor Beginn eines Arbeitstages die Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Achten Sie drittens darauf, dass Sie zuerst die schwierigen Aufgaben und dann die einfacheren erledigen.
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