Was ist gutes Zeitmanagement? Vielleicht kennen Sie den Spruch: „Wir können nicht die Zeit managen, sondern nur uns selbst.“ Deshalb wird statt dem Wort Zeitmanagement häufig der Begriff Selbstmanagement verwendet.
Die Begrifflichkeit ist, denke ich, gar nicht so entscheidend. Wichtiger ist, dass wir lernen entsprechend zu handeln, damit wir produktiver und auf diese Weise erfolgreicher werden.
Eine Reihe interessanter Zeitmanagement Methoden hilft Ihnen dabei, Ihre Produktivität zu steigern. In diesem Artikel gebe ich vier wertvolle Tipps für ein effektives Zeitmanagement.
Tipp 1: Setzen Sie klare Ziele
Zu einem guten Zeitmanagement gehört es, dass wir uns regelmäßig Ziele setzen. Ziele dienen als Entscheidungsgrundlage dafür, wie wir unsere Zeit, unsere Talente und unsere Energie einsetzen. Sie sind damit die Voraussetzung für unseren Erfolg.
Viele Menschen haben keine Ziele. Sie wissen oft ganz genau, was sie nicht wollen. Die Frage was sie wollen, können sie oft nur schwer beantworten.
Ohne ein klares Ziel wissen wir nicht, was wir im Moment tun sollen. Wir tun dann meist das, was „gerade anfällt“, was dringend ist oder was andere von uns wollen und nicht das was wichtig ist. Wenn wir kurzfristig die „falschen“ Dinge tun, können wir auch langfristig nichts Großes erreichen.
Weniger erfolgreiche Leute fragen sich nie, was sie gerne haben, was sie gerne sein oder tun würden. Im Gegensatz dazu wissen erfolgreiche Leute ganz genau, was sie erreichen wollen.
Schreiben Sie Ihre Ziele auf. Es reicht nicht diese nur „im Kopf“ zu haben. Ziele, die Sie nicht aufschreiben, sind längst nicht so verbindlich wie solche, die auf dem Papier stehen.
Bei der Zielformulierung hilft Ihnen die SMART Methode. Stellen Sie sich die Frage, was genau Sie und warum Sie es erreichen wollen. Fragen Sie sich, wie Sie Ihre Ergebnisse messen können und ob diese realistisch sind. Legen Sie abschließend fest, bis wann Sie Ihr Ziel erreichen wollen.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob Sie Ihrem Ziel näher gekommen sind. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welche Fortschritte habe ich bisher gemacht? Wie weit bin ich von meinem Ziel noch entfernt?
Tipp 2: Setzen Sie Prioritäten
Für manche Menschen bedeutet Zeitmanagement einfach, To-Do-Listen abzuarbeiten. Sie unterscheiden nicht zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben. Sie fragen sich nicht, warum sie das alles tun. Es geht ihnen nur darum, möglichst viele Dinge schnell zu bewältigen.
Effektives Zeitmanagement setzt voraus, dass wir bestimmen, welche unserer Aktivitäten wichtig und welche weniger wichtig sind. Am Computer zu sitzen ohne eine klare Prioritätenliste ist Zeitverschwendung.
Sortieren Sie Ihre To-Do-Listen deshalb stets nach Prioritäten, also nach Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe bekommt die höchste Priorität.
Erstellen Sie abends einen Tagesplan für den kommenden Tag. Wenn Sie am Vorabend schon wissen, was Sie am nächsten Tag zu tun haben, kommen Sie leichter zur Ruhe und können besser einschlafen.
Schreiben Sie dazu eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen wollen. Nehmen Sie sich nicht zu viele Aufgaben pro Tag vor, beispielsweise nur 1 bis 5 Dinge.
Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Welche Aktivität liefert den höchsten Wert? Welche Tätigkeit ist wirklich von Bedeutung? Diese steht ganz oben auf Ihrem Plan.
Fangen Sie immer mit den wichtigsten Aufgaben an, und bearbeiten Sie eine nach der anderen. Arbeiten Sie voll konzentriert und ununterbrochen an einer Aufgabe, mindestens 45 Minuten lang.
Fragen Sie sich regelmäßig, welche Aktivitäten Ihr Business oder Leben wertvoller machen. Dazu gehört die Erstellung neuer Inhalte und Produkte, die Gewinnung von Kunden usw.. Langfristig wichtig ist auch die Entwicklung Ihrer Persönlichkeit, gute Beziehungen, Bewegung und gesundes Essen.
Tipp 3: Vermeiden Sie Unterbrechungen und Ablenkungen
Unterbrechungen gehören zu den Hauptursachen für unproduktives Arbeiten. Sie verhindern, dass wir uns richtig auf eine Sache konzentrieren können.
Am häufigsten werden wir in der Regel durch unser Smartphone unterbrochen. Da wir praktisch immer online sind, erwarten andere ständig eine Antwort von uns.
Eine von Microsoft durchgeführte Untersuchung am Arbeitsplatz von Angestellten zeigte folgende Ergebnisse: Innerhalb der untersuchten 29 Stunden wurden die Mitarbeiter im Schnitt vier mal pro Stunde unterbrochen. In fast der Hälfte der Zeit nahmen sie ihre ursprüngliche Arbeit nicht gleich wieder auf. Je komplexer die Arbeit war, desto schwerer fiel ihnen die Wiederaufnahme.
Viele Menschen arbeiten unproduktiv, weil sie absichtlich für Ablenkung sorgen. Sie finden zahlreiche Ausreden dafür, warum sie mit ihrer Arbeit nicht beginnen können.
So lenken sie sich lieber mit Dingen ab, die ihnen mehr Spaß bereiten. Mit dem Smartphone und anderen Computern ist dies jederzeit und überall möglich. Dazu gehört das Lesen von emails, das Verfolgen der sozialen Medien und der neuesten Nachrichten, Surfen im Internet, Klatsch und Tratsch usw..
Was können wir gegen Ablenkungen und Unterbrechungen tun? Wir können Unterbrechungen nie ganz vermeiden. Aber wir sollten deren Häufigkeit und Dauer reduzieren, damit wir nicht von Ihnen kontrolliert werden. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Zeit und Ihr Leben!
Schalten Sie in der Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten möchten, die Geräte ab oder leise, die Sie nicht unmittelbar für Ihre Arbeit benötigen. Dazu gehören insbesondere Ihr Smartphone und Telefon. Schließen Sie auch alle Anwendungen, die Sie stören könnten, wie mail, Browser, Kalender, soziale Medien. Lernen Sie öfters „nein“ zu sagen, damit Sie die wichtigen Aufgaben erledigen können.
Viele Menschen checken ständig ihre mails. In aller Regel reicht es vollkommen aus dies zweimal täglich zu tun.
„Planen“ Sie Ihre Unterbrechungen, indem Sie beispielsweise täglich eine Stunde dafür reservieren. In dieser Zeit können Sie dann Anrufe erledigen oder emails beantworten.
Tipp 4: Vermeiden Sie Multitasking
Immer wieder wird behauptet, dass Multitasking unsere Produktivität steigert. Auch wenn viele das nicht glauben wollen: Eine solche Arbeitsweise macht uns völlig unproduktiv.
Multitasking gibt es im eigentlichen Sinne gar nicht, denn das würde bedeuten, dass wir mehrere Dinge gleichzeitig erledigen. Unser Gehirn kann sich aber stets nur auf eine Sache konzentrieren. Wir können nur eine Tätigkeit nach der anderen ausführen.
Wir haben zwar das Gefühl, dass wir mehrere Aufgaben parallel bearbeiten. In Wirklichkeit „hüpfen“ wir aber nur zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her.
Bei jedem Wechsel zwischen mehreren Aufgaben verschwenden wir wertvolle Zeit. Denn immer wenn wir uns wieder der ursprünglichen Tätigkeit widmen, benötigen wir eine gewisse Regeneration, um dort anzuknüpfen wo wir uns vor dem Wechsel befanden.
Multitasking lässt sich nicht nie vollständig vermeiden. Die folgende Methode hilft Ihnen jedoch, mehr Kontrolle darüber zu bekommen: Planen Sie für derartige Tätigkeiten einen definierten Zeitraum ein, beispielsweise eine Stunde am Nachmittag.
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