Von Prokrastination spricht man, wenn wir eine zu erledigende Aufgabe aufschieben. Dieses Verhalten, das oft auch als „Aufschieberitis“ bezeichnet wird, verringert unsere Produktivität massiv. Wie können wir unsere Prokrastination überwinden?
Wenn wir prokrastinieren, trödeln wir manchmal und erledigen die unangenehmen Aufgaben auf den „letzten Drücker“. Allzu oft erfinden wir Ausreden, um nicht anfangen zu müssen.
Wie entsteht Prokrastination? Wenn wir schwierige Dinge vor uns haben, sind wir schnell überfordert. Wir glauben dann, dass unsere Fähigkeiten nicht ausreichen, um die Aufgabe zu bewältigen.
Auch wissen wir oft nicht, was wir zuerst tun müssen, um die Aufgabe zu lösen. Dann fehlt uns der Focus, so dass wir uns sehr leicht ablenken lassen. Unsere Unsicherheit in Kombination mit zahlreichen Ablenkungen führt dazu, dass wir erst gar nicht ins Handeln kommen.
„Vermeidungsaufschieber“ vertagen unangenehme Aufgaben und tun lieber Dinge, die ihnen mehr Freude bereiten.
Was können wir gegen das Aufschieben wichtiger Aufgaben tun, und wie gelingt es uns den „inneren Schweinehund“ zu überwinden?
In diesem Artikel zeige ich Ihnen in fünf Schritten, wie Sie Prokrastination überwinden und so produktiver werden.
1. Aufgabenplanung
Zu den wirksamsten Strategien gegen Prokrastination gehört das Planen Ihrer Aufgaben. Das ist insbesondere bei Überforderung nützlich.
Indem wir unsere Aufgaben planen, entwickeln wir weniger Angst und können uns so viel besser fokussieren. Eine gute Tagesplanung hilft Ihnen also, Ihre Prokrastination zu überwinden.
Erstellen Sie am Abend einen schriftlichen Tagesplan für den kommenden Arbeitstag. Wenn Sie schon am Vorabend wissen, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag zu erledigen haben, müssen Sie nicht mehr darüber nachdenken und können entspannter einschlafen.
Schreiben Sie alle anstehenden Aufgaben auf, die Sie erledigen wollen. Entscheidend dabei ist, dass Sie Prioritäten setzen und die wichtigsten Aufgaben oben auf Ihrer Liste stehen.
Sehen Sie Morgens, bevor Ihr Arbeitstag beginnt, Ihren Tagesplan nochmals durch. Es ist zielführend, wenn Sie sich kurz vor Arbeitsbeginn auf Ihre Aufgaben vorbereiten.
Denken Sie intensiv über die bevorstehende Arbeit nach. Gegebenenfalls können Sie die eine oder andere Aufgabe streichen oder deren Reihenfolge ändern. Fragen Sie sich auch, wie Sie Ihre Arbeit möglichst effizient erledigen könnten.
Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst, und denken Sie daran: Häufig ist gerade die wichtigste auch die unangenehmste Aufgabe.
2. Deadlines festlegen
Eine der wirksamsten Strategien gegen Prokrastination ist das Festlegen einer Deadline. Mit einer Deadline bestimmen wir den Zeitpunkt, zu welchem eine Aufgabe erledigt sein soll.
Studien belegen, dass Deadlines unsere Produktivität deutlich steigern.
Ohne ein Zeitlimit gibt es für viele Menschen keinen Grund mit unliebsamen Aufgaben anzufangen oder sie zu beenden. Diese Leute sagen dann häufig: „Ich kann die Aufgabe irgendwann erledigen, ich habe ja noch Zeit dafür.“ „Irgendwann“ bedeutet in Wirklichkeit dann meistens niemals!
Wenn wir wissen, dass eine Aufgabe zu einem bestimmten Tag fertiggestellt sein muss, erzeugt das einen zeitlichen Druck. Dieser steigert unsere Motivation, so dass wir unsere Prokrastination besser überwinden können.
Wir suchen dann nicht mehr so schnell nach Ausreden, die uns nur dazu dienen, Wichtiges aufzuschieben. Diese Dinge müssen einfach erledigt werden!
Deadlines helfen uns auch, unsere Arbeitszeit besser einzuteilen. Denn so wissen wir genau, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden muss und wieviel Zeit wir dafür zur Verfügung haben.
3. Klare Prioritäten setzen
Insbesondere wenn wir schwierige Aufgaben erledigen müssen, sind wir sehr empfänglich für Ablenkungen jeder Art. Viele „Aufschieber“ lassen sich lieber von angenehmen Dingen ablenken. Wenn Sie Ihre Prokrastination überwinden wollen, müssen Sie gegensteuern!
Eliminieren Sie sämtliche Ablenkungen während Ihrer Arbeitszeit, denn diese sind Zeitfresser und regelrechte Produktivitätskiller. Sie verhindern, dass wir uns auf die Dinge fokussieren, die wirklich wichtig sind.
Das Smartphone gehört zu den schlimmsten Störungen am Arbeitsplatz. Wir können kaum produktiv arbeiten, wenn es immer griffbereit liegt. Schalten Sie Ihr Smartphone während der Arbeit aus oder legen es an einen anderen Ort. Schließen Sie auch alle störenden Anwendungen auf Ihrem Computer wie email, social media etc..
Auch Perfektionismus führt häufig zu „Aufschieberitis“. Perfektionisten warten oft auf den perfekten Moment. Weil sie meist nie mit dem Ergebnis ihrer Arbeit zufrieden sind, brauchen Sie auch sehr lange, um eine Aufgabe abzuschließen.
Wenn Sie Perfektionist sind, denken Sie daran, dass nichts auf der Welt perfekt ist. Geben Sie immer Ihr Bestes und erledigen Sie Ihre Aufgaben so, dass diese „gut genug“ sind.
4. Für Belohnung sorgen
Viele Menschen schieben unangenehme Aufgaben auf, weil sie der Meinung sind, dass sie für Ihren Einsatz zu wenig zurückbekommen. Sie müssen Arbeit und Selbstdisziplin aufbringen, aber es fehlt ihnen die Belohnung dafür.
Wir prokrastinieren oft deshalb, weil wir das Gefühl haben, dass wir kurzfristig nichts gewinnen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, fragen Sie sich wie Sie sich selbst belohnen können. Das kann ein Kurzurlaub, ein Abendessen mit Freunden oder ein Konzertbesuch sein.
Denken Sie an das gute Gefühl, das Sie bekommen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen. Denken Sie immer an das was Sie gewinnen.
Betrachten Sie die Situation auch längerfristig und fragen Sie sich, welchen Gewinn Sie in einigen Monaten oder Jahren für Ihre Mühe bekommen. Wenn Sie ein Projekt abschließen, denken Sie beispielsweise daran, dass Sie dadurch mehr Kunden gewinnen und längerfristig erfolgreicher werden.
5. Negative Konsequenzen berücksichtigen
Kurzfristig mag Prokrastination eine geeignete Strategie sein, um unangenehmen Dingen aus dem Weg zu gehen. Bedenken Sie aber, dass das Aufschieben von unliebsamen Aufgaben langfristig meist sehr negative Konsequenzen zur Folge hat. Auf lange Sicht müssen Sie dann erhebliche Nachteile in Kauf nehmen.
Würden Sie beispielsweise Ihr Business auf die „lange Bank“ schieben, hätten Sie kurzfristig ein bequemeres Leben. Aber nach einiger Zeit würden Ihre Kunden wegbleiben und die Umsätze einbrechen.
Sie können Ihre Prokrastination überwinden, indem Sie sich folgende Fragen stellen: Was würde passieren, wenn ich diese zu erledigende Aufgabe aufschieben würde? Was wäre, wenn ich dieses Projekt nicht abschließe? Was wäre, wenn ich mich nicht mehr regelmäßig bewegen würde?
Vergegenwärtigen Sie sich dabei vor allem die langfristigen Folgen. Welche negativen Auswirkungen hätte das in einigen Jahren?
Fazit
Prokrastination oder „Aufschieberitis“ bedeutet, dass wir eine zu erledigende Aufgabe aufschieben. Sie entsteht oft durch Überforderung, fehlenden Focus oder einfach aus Bequemlichkeit. Prokrastination verringert unsere Produktivität erheblich.
Mit diesen 5 Schritten können Sie Ihre Prokrastination überwinden:
Gegen Überforderung hilft eine gute Planung. Erstellen Sie Ihren Tagesplan am Vorabend und gehen diesen vor Arbeitsbeginn nochmals durch.
Legen Sie für jede Aufgabe eine Deadline fest. Durch den damit verbundenen positiven zeitlichen Druck steigern Sie Ihre Motivation.
Eliminieren Sie Zeitfresser. Dazu gehören insbesondere Ablenkungen durch das Smartphone, aber auch Zeitverschwendung, die durch Perfektionismus entsteht.
Denken Sie an das, was Sie gewinnen, wenn Sie Ihre Prokrastination überwinden. Belohnen Sie sich kurzfristig für Ihre Arbeit und vergegenwärtigen Sie sich was Sie langfristig gewinnen.
Machen Sie sich immer wieder deutlich, welche langfristigen negativen Konsequenzen Ihre Prokrastination zur Folge hat. Denken Sie an die erheblichen Nachteile, die Sie in Kauf nehmen müssen.
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