Produktivität steigern in 6 Schritten

Wollen Sie Ihre Produktivität steigern? Haben Sie den Eindruck, dass Sie viel arbeiten, aber dennoch nicht produktiv genug sind?

Heutzutage sind wir ständig einer Flut von Informationen ausgesetzt. Viele von uns sind außerdem permanent erreichbar und werden häufig durch die Außenwelt abgelenkt und unterbrochen.

Wie können wir die größten Produktivitätskiller beseitigen und so eine Produktivitätssteigerung erzielen?

In diesem Artikel erfahren Sie in 6 Schritten, wie Sie Ihre Produktivität steigern.

1. Planen Sie Ihren Tag

Viele Menschen sehen Morgens als erstes auf ihr Smartphone und prüfen, ob sie neue Nachrichten bekommen haben oder was es Neues in der Welt gibt. Sie sehen nach, was andere Leute von ihnen wollen. Damit reagieren sie nur auf andere und geben die Kontrolle an diese ab.

Lassen Sie nicht den Zufall über Ihre Handlungen bestimmen. Überlassen Sie nicht anderen die Gestaltung Ihres Arbeitstages. Übernehmen Sie selbst die Verantwortung dafür, wie Sie Ihren Tag beginnen.

Ihre Produktivität steigern Sie massiv, indem Sie Ihren Tag im voraus planen. So bekommt der Tag eine Struktur und Sie wissen schon morgens, welche Aufgaben Sie zu erledigen haben.

Zu einem guten Zeitmanagement gehört ein schriftlicher Tagesplan. Er hilft Ihnen dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen. So können Sie sich besser auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren.

2. Setzen Sie Prioritäten

Erledigen Sie die wichtigste Aufgabe gleich zu Beginn Ihres Arbeitstages. So steigern Sie Ihre Produktivität deutlich.

Die wichtigen Dinge sind diejenigen, die sich positiv auf Ihren Erfolg auswirken und die Ihr Business voranbringen. Das sind oft gerade die Aufgaben, die schwieriger und anstrengend sind. Machen Sie nicht den Fehler zunächst das „Einfache“ zu erledigen. Verschieben Sie die schwierigeren Dinge nicht auf später.

Erfolgreiche Menschen erledigen zuerst die wichtigen Aufgaben. Sie wollen vorankommen und mit ihrer Arbeit etwas bewegen.

Gerade wenn man im Home Office arbeitet, kann es leicht passieren, dass man ständig irgendwelche Aufgaben erledigt, die nicht wirklich wichtig sind. Man ist zwar immer mit etwas beschäftigt, ist aber nicht produktiv.

Wir fühlen uns meist besser, nachdem wir die unangenehmste Aufgabe erledigt haben. Die nachfolgenden Aufgaben fallen uns danach umso leichter.

Zur Bewältigung einer anstrengenden Aufgabe benötigen wir Willenskraft. Diese ist eine begrenzte Ressource und „verbraucht“ sich im Laufe des Tages. Sie ist also zu Beginn unseres Arbeitstages am höchsten.

Zu den wirklich wichtigen Aufgaben im Business gehört die Erstellung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die wertvoll aus Sicht der Kunden sind. Fragen Sie sich immer, ob Sie damit Probleme lösen oder die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe befriedigen.

3. Checken Sie nicht ständig Ihre mails

Emails sind eine der größten Produktivitätskiller überhaupt. Viele Leute wissen gar nicht mehr, wie sie mit der großen Anzahl der täglich eingehenden mails umgehen sollen. Was also können wir gegen die email-Flut tun?

Wir vergessen oft, dass viele mails nicht wichtig für uns selbst sind, sondern nur für den, der sie geschrieben hat. In aller Regel ist es nicht notwendig, jede email unverzüglich zu beantworten.

Checken Sie auch nicht dauernd Ihre emails, denn das wirkt sich sehr negativ auf die Produktivität aus. Für die meisten Menschen genügt es, den Posteingang zwei Mal am Tag auf neue Nachrichten zu prüfen.

Schließen Sie während der Arbeit Ihr email-Programm. Oder konfigurieren Sie dieses wenigstens so, dass Sie nicht ständig durch einen Signalton oder eine Textmitteilung unterbrochen werden.

Tipp: Planen Sie feste Zeitabschnitte während Ihres Tages ein, in welchen Sie Ihre mails lesen bzw. beantworten.

4. Lassen Sie sich nicht ablenken

Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ablenkungen vermeiden. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass uns ständige Störungen wie mails, SMS, Anrufe, soziale Medien komplett unproduktiv machen.

Ein weiterer Produktivitätskiller ist unser Smartphone. Jederzeit können uns neue Nachrichten erreichen. Wir haben keine Kontrolle darüber, wann wir bei unserer Arbeit unterbrochen werden.

Schalten Sie Ihr Smartphone oder den Klingelton während der Arbeit aus. Legen Sie es zumindest an einen anderen Ort, so dass Sie nicht gestört werden. In aller Regel müssen Sie nicht sofort auf jede Nachricht reagieren. Nur selten, wie z. B. im Support, ist es erforderlich immer erreichbar zu sein.

Vermeiden Sie selbst herbeigeführte Ablenkungen. Viele Menschen lenken sich selbst bewusst ab. Statt eine unangenehme Aufgabe zu erledigen, beschäftigen sie sich lieber mit Dingen, die ihnen Vergnügen bereiten. Sie surfen im Internet, stöbern in den sozialen Medien oder lesen die neuesten Nachrichten.

5. Legen Sie regelmäßig Pausen ein

Was viele vergessen: Regelmäßige Pausen führen zu einer Steigerung unserer Arbeitsproduktivität.

Körper und Geist unterliegen einem natürlichen Rhythmus: Aktive Phasen und Erholungsphasen wechseln sich gegenseitig ab. Nach einer anstrengenden Aufgabe müssen wir uns erholen, damit wir danach wieder die volle Leistungsfähigkeit erreichen.

Zahlreiche Studien zeigen, dass wir nach maximal 90 Minuten eine Pause brauchen, in der wir neue Energie „tanken“ können.

Legen Sie nicht nur während des Tages gezielt Pausen ein, sondern gönnen Sie sich auch immer wieder einen oder mehrere freie Tage. In diesen längeren Erholungsphasen gewinnen wir mehr Abstand und steigern so unsere Produktivität. Häufig finden wir hinterher Lösungen für Probleme, an die wir sonst nicht gedacht hätten.

Doch leider bemerken wir oft zu spät, dass wir eine Erholung benötigen. Dann ist unsere Konzentration und damit unsere Arbeitsleistung schon beeinträchtigt. Planen Sie deshalb bewusst Ruhephasen ein, bevor Sie diesen Zustand der Ermüdung erreichen.

Schalten Sie während Ihrer Pause komplett ab und entspannen Sie sich. Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz und tun Sie etwas ganz anderes. Sehr gut wäre beispielsweise etwas körperliche Bewegung oder eine Atemübung.

6. Sorgen Sie für ausreichend Schlaf

Viele Menschen unterschätzen die Bedeutung des Schlafes. Sie sparen am Schlaf, weil sie der  Meinung sind, dass dieser nicht produktiv sei. Es sei besser länger zu arbeiten als länger zu schlafen. Aber das ist ein Fehler: Wenn wir länger schlafen sind wir am nächsten Tag leistungsfähiger und arbeiten produktiver.

Zahlreiche Untersuchungen belegen, dass wir 7 bis 8 Stunden schlafen sollten, damit sich unser Körper optimal ausruhen kann.

Zu wenig Schlaf führt dazu, dass der Traubenzucker, der unser Gehirn mit Energie versorgt, von diesem weniger gut verwertet werden kann. So verringert sich unsere Leistung.

Die Folgen von Schlafmangel sind mangelnde Motivation und Konzentration. Dadurch sinkt unsere Produktivität und wir fühlen uns schneller gestresst.

Hören Sie abends, wenn Sie müde werden, auf zu arbeiten. Gehen Sie lieber schlafen, damit Sie am nächsten Tag genügend Energie zur Verfügung haben, um die kommenden Aufgaben zu bewältigen.

Fazit

Beseitigen Sie die größten Produktivitätskiller und setzen Sie diese 6 Schritte noch heute in die Tat um. So erzielen Sie eine deutliche Produktivitätssteigerung.