Die besten Zeitmanagement Methoden

Welches sind die besten Zeitmanagement Methoden? Diese Frage ist gar nicht so einfach zu beantworten. Es gibt zahlreiche Strategien, die uns helfen effizienter zu arbeiten und unsere Produktivität zu steigern. Einige dieser Methoden sind aber nachweislich für die meisten von uns besonders nützlich.

Die nachfolgenden Zeitmanagement Methoden gehören meiner Erfahrung nach zu den wichtigsten.

1. Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip ist eine effektive Zeitmanagement Methode, die dazu dient, Aufgaben hinsichtlich ihrer Prioritäten in Kategorien einzuteilen.

Wenn wir produktiver arbeiten wollen, sollten wir unseren Fokus auf die tatsächlich wichtigen Aufgaben richten. Negativ wirkt es sich aus, wenn wir fast ausschließlich Unwichtiges erledigen.

Das Eisenhower Prinzip hilft uns, die unwichtigen von den wirklich wichtigen Aufgaben zu unterscheiden, so dass wir die richtigen Prioritäten setzen können.

Die Aufgaben werden in vier Kategorien eingeordnet, auch als Quadranten bezeichnet.

erster Quadrant: Dinge, die wichtig und gleichzeitig dringend sind

Dazu zählt z. B. ein Verkaufsabschluss oder ein klärendes Gespräch mit einem wichtigen Kunden. Das sollte sofort erledigt werden, denn damit können Sie direkt Geld verdienen. Auch wenn technische Probleme mit Ihren Arbeitsgeräten auftreten, müssen Sie diese sofort beheben.

zweiter Quadrant: Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind

Das sind Aufgaben, die langfristig höchste Priorität haben. Dazu gehört das regelmäßige Erstellen neuer Produkte. Auch Marketingkampagnen sowie die Kundenpflege oder die Gewinnung neuer Kunden fallen in diesen Bereich. Diese Maßnahmen helfen Ihnen, mehr Produkte verkaufen zu können.

Weitere Beispiele für diese Kategorie ist der Erhalt Ihrer Gesundheit, wie regelmäßige Bewegung und Erholung sowie gesundes Essen und genügend Schlaf.

Auch die Entwicklung Ihrer Persönlichkeit gehört in diesen Bereich. Stärken Sie Ihr Selbstvertrauen und Ihre Willenskraft oder lernen Sie Ängste zu überwinden.

Regelmäßige Weiterbildung auf Ihrem Fachgebiet ist ebenso wichtig für Ihren Erfolg, aber nicht dringend.

Verbringen Sie 70 bis 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit in dieser Kategorie. Diese Handlungen tragen am meisten zum Wert Ihrer Arbeit bzw. Ihres Unternehmens bei.

dritter Quadrant: Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind

Diese Handlungen tragen kaum zur Steigerung Ihrer Produktivität bei. Häufig müssen sie erledigt werden, haben aber keine Bedeutung für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Darunter fallen Aufgaben wie die Beantwortung unwichtiger emails oder SMS. Auch viele unserer Telefonate zählen dazu.

Entweder lassen Sie solche Aufgaben ganz weg, verschieben sie auf einen späteren Zeitpunkt oder delegieren sie an andere Leute.

vierter Quadrant: Dinge, die nicht wichtig und nicht dringend sind

Diese Aktivitäten haben keinen Wert und wir verschwenden so unsere Zeit. Vermeiden Sie diese komplett während Ihrer Arbeit.

Ein Beispiel hierfür ist die Beschäftigung mit social media und emails, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Auch unnötiges Surfen im Internet und das ständige Lesen oder Hören der neuesten Nachrichten gehören hierzu.

Solche  Handlungen können zwar kurzfristig Zerstreuung bieten und uns entspannen. Aber sie machen uns sehr unproduktiv. Trennen Sie diese Aktivitäten deshalb unbedingt von der Arbeit und verschieben Sie sie in die Pausen.

2. Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip gehört zu den Zeitmanagement Methoden, das besonders nützlich ist, wenn es darum geht effizient zu arbeiten. Es ist auch bekannt unter dem Namen 80/20-Regel.

Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto Prinzip folgendes: 80 % der Ziele, die wir erreichen, lassen sich auf nur 20 % unserer Handlungen zurückführen. Ebenso lassen sich 80 % unserer Erfolge auf nur 20 % unserer Arbeitszeit zurückführen.

Das Pareto Prinzip lehrt uns, dass nur wenige wertvolle Tätigkeiten die wichtigsten Ergebnisse erzielen. Es geht also darum, sich vor allem auf diese Aufgaben zu konzentrieren.

Prioritäten setzen

Ihre Aufgaben haben nicht den gleichen Wert und unterscheiden sich daher in ihrer Wichtigkeit.

Erstellen Sie nicht einfach nur Aufgabenlisten. Fertigen Sie besser, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, eine Prioritätenliste an.

Stellen Sie sich dazu folgende Frage: Welche meiner Aufgaben sind besonders wichtig? Wenn Sie 10 Aufgaben vor sich haben, sind zwei viel wichtiger als die restlichen acht.

Erledigen Sie immer zuerst die wichtigsten Aufgaben. Lassen Sie weniger wichtige Aufgaben weg oder verschieben Sie diese.

Die wesentlichen Aufgaben festlegen

Fokussieren Sie sich vor allem auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Das sind die Aktivitäten, die wertvoll für Sie selbst, Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden sind.

Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Welche meiner Aufgaben tragen unmittelbar zum Umsatz bei? Welche Aufgaben erzielen einen maximalen Output? Welche 20 Prozent der Tätigkeiten erzielen 80 Prozent meiner Ergebnisse? Verbringen Sie Ihre Arbeitszeit vor allem damit.

3. Zeitfresser eliminieren

Zu den wichtigsten Methoden des Zeitmanagements gehört der richtige Umgang mit Zeitfressern, auch Zeitdiebe genannt. Diese führen zu extremen Störungen im Arbeitsalltag und verringern damit erheblich unsere Produktivität.

Typische Zeitdiebe sind insbesondere Ablenkungen und Unterbrechungen. Sie beeinträchtigen unsere Konzentration. Das kann soweit führen, dass wir unsere Aufgaben kaum noch bewältigen können.

Mit diesen Strategien bekommen Sie Zeitfresser viel besser in den Griff:

Störungen durch Smartphone verhindern

Das Smartphone gehört zu den schlimmsten Zeitfressern bei der Arbeit. Eingehende emails oder SMS-Mitteilungen oder Telefonanrufe können jederzeit auftreten. Wir haben meist keine Kontrolle über diese Störungen.

Schalten Sie während der Arbeitszeit Ihr Smartphone aus oder legen es an einen Ort, an dem Sie es nicht hören. Reagieren Sie nicht sofort auf jede Nachricht. Nur selten, z. B. im Support, müssen Sie immer erreichbar sein.

störende Anwendungen am Computer ausschalten

Auch am Desktop-Computer oder Notebook stören uns immer wieder verschiedene Anwendungen.

Hier gehören emails zu den häufigsten Ablenkungen. Schließen Sie deshalb während der Arbeit Ihr email-Programm. Schalten Sie zumindest die optischen oder akustischen Signale aus.

Lassen Sie sich auch nicht durch andere störenden Anwendungen wie social media, Kalender usw. ablenken.

selbst verursachte Ablenkungen vermeiden

Oft lenken wir uns ganz bewusst ab, um Unangenehmes aufzuschieben. Das führt dazu, dass die Aufgaben, die wichtig sind, nicht mehr erledigt werden.

Checken Sie nur zwei mal täglich Ihre emails. Das reicht meist völlig aus.

Verbringen Sie weniger Zeit mit social media und dem Lesen der neuesten Nachrichten, außer Sie benötigen diese Dienste zwingend für Ihre Arbeit.

Unterbrechungen planen

Unterbrechungen lassen sich nie vollständig vermeiden. Aber mit einem effektiven Selbstmanagement klappt die Organisation dieser Störungen. Planen Sie deshalb z. B. extra Zeiträume ein, in welchen Sie Ihre Telefonate durchführen oder emails beantworten.

4. Tagesplanung

Ein Tagesplanung gehört unbedingt zu einem effektiven Zeitmanagement. Diese Methode führt nachweislich zu höherer Effektivität und Effizienz im Arbeitsalltag.

Die Tagesplanung unterstützt uns dabei, uns auf das Wichtige zu fokussieren.

Sie wissen stets welche Aufgaben Sie schon erledigt haben und welche Sie noch ausführen müssen. Das steigert Ihre Motivation.

Mit einer Tagesplanung können Sie Ihren Arbeitsalltag besser strukturieren. Er sorgt für eine bessere Zeitplanung. Sie bekommen mehr Kontrolle über Ihrer Arbeit.

Hier sind Tipps, wie Sie einen Tagesplan erstellen:

schriftlich erstellen

Aufgaben, die wir schriftlich fixieren, führen wir eher aus, als wenn wir uns nur gedanklich damit auseinandersetzen. Wir fühlen uns einfach mehr verpflichtet dazu, unsere Aufgaben tatsächlich zu Ende zu bringen.

am Vorabend erstellen

Erstellen Sie Ihren Tagesplan für den nächsten Tag am besten am Vorabend. Es entlastet uns, wenn wir schon genau wissen, was wir Morgen alles erledigen müssen. Wir können dann besser abschalten und erholsamer schlafen.

Kalender verwenden

Tragen Sie Ihre Aufgaben zusätzlich in Ihren Kalender ein. Das schafft noch mehr Verbindlichkeit.

Es ist sinnvoll Zeitfenster einzuplanen, in welchen Sie völlig ungestört und ohne Ablenkung arbeiten können. Das sorgt nachweislich für ein effektiveres Zeitmanagement.

Optimal sind 45 bis 90 Minuten lange Zeitblöcke. Planen Sie nach diesen Blöcken jeweils kurze Pausen von einigen Minuten ein.

Prioritäten setzen

Schreiben Sie 3 bis 5 Aufgaben in Ihren Plan, die Sie an diesem Tag unbedingt ausführen wollen. Ordnen Sie diese Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit in absteigender Reihenfolge. Die wichtigen Aufgaben stehen also an erster Stelle. Erledigen Sie immer das Wichtigste zuerst.

Fazit

Welche der oben beschriebenen Zeitmanagement Methoden setzen Sie heute noch in die Tat um? Das Pareto Prinzip, das Eisenhower Prinzip, das Eliminieren von Zeitfressern oder die Tagesplanung? Alle vier Methoden sind wichtig und werden Ihnen auf jeden Fall helfen, erfolgreicher zu werden.