Warum sollten wir bei der Arbeit einen Tagesplan erstellen? Ein entscheidender Grund: Der Tagesplan ist ein hervorragendes Werkzeug, das uns dabei hilft uns auf die wichtigen Dinge konzentrieren zu können.
Wenn wir die Aufgaben für den Tag schriftlich vor uns haben, können wir uns viel besser auf unsere Arbeit fokussieren.
Der Tag bekommt eine Struktur und wir wissen genau was wir zu tun haben. Deshalb lassen wir uns weniger durch andere Dinge von außen ablenken.
Mit Hilfe eines Tagesplans können wir schwarz auf weiss sehen, was wir schon alles erledigt haben und welche Aufgaben noch vor uns liegen. Somit bekommen wir eine bessere Kontrolle über unsere Arbeit. Das motiviert uns weiterzumachen und durchzuhalten.
Bei der Erstellung eines Tagesplan gilt es einige Dinge zu beachten. Viele Menschen begehen dabei Fehler. In diesem Artikel stelle ich Ihnen drei entscheidende Fehler vor und wie Sie diese vermeiden können.
Fehler Nr. 1: Zu viele Aufgaben vornehmen
Viele Menschen machen den Fehler, dass sie zu viele Aufgaben in ihren Tagesplan schreiben. Fertigen Sie also keine langen Aufgabenlisten an. Sie setzen sich damit nur unnötig unter Druck.
Denn wenn wir eine zu große Anzahl an Aufgaben vor uns haben, bekommen wir es häufig mit der Angst zu tun. Im schlimmsten Fall fangen wir dann erst gar nicht mit der Arbeit an.
Oft unterschätzen wir die Zeit, die wir für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigen. Gleichzeitig überschätzen wir die Zeit, die wir an einem Tag zur Verfügung haben.
Wenn wir das Gefühl bekommen, dass wir unsere Arbeit nicht bewältigen können, führt das zu Überforderung und Stress.
Statt z. B. 10 oder mehr Dinge auf den Tagesplan zu schreiben ist es meist besser, sich ein bis fünf Aufgaben vorzunehmen. Fokussieren Sie sich lieber auf eine einzige Sache oder wenige Dinge, die Sie tatsächlich auch bewältigen können. Dann bringen Sie mehr Disziplin auf und arbeiten produktiver.
Ich kann nur aus eigener Erfahrung sagen: Früher habe ich oft ganz viele Aufgaben für den Tag aufgeschrieben, die ich dann nicht erledigen konnte. Ich hatte mir einfach zu viel vorgenommen. Mit der Zeit war das frustrierend. Irgendwann hatte ich dann das Gefühl, dass ich das, was ich aufgeschrieben hatte, sowieso nicht erreichen kann.
Ich habe festgestellt, dass es viel besser ist, Dinge aufzuschreiben, die ich auch bis zum Abend erledigen kann. Das verschafft ein viel besseres Gefühl.
Wenn Sie alle Aufgaben erledigt und dann noch Zeit übrig haben, können Sie Ihren Tagesplan immer noch durch weitere Aufgaben ergänzen.
Schreiben Sie in Ihren Tagesplan also nur die Aufgaben, die Sie auch realistischerweise erreichen können. Und bedenken Sie: Es kann immer auch etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommen.
Fehler Nr. 2: Keine oder falsche Prioritäten setzen
Viele Menschen erstellen am liebsten To-Do-Listen, bei denen sie eine Aufgabe nach der anderen abhaken. Das ist grundsätzlich nicht verkehrt. Wenn wir jedoch immer nur Aufgaben nacheinander abarbeiten, versäumen wir, jeder einzelnen Aufgabe eine besondere Bedeutung zu geben.
Laut Pareto-Prinzip sind unsere Aufgaben nicht gleichwertig. Deshalb sollten Sie Ihre Aufgaben stets nach deren Wichtigkeit unterscheiden.
Eine simple To-Do-Liste ist für unsere Produktivität nicht förderlich. Erstellen Sie besser eine Prioritätenliste.
Bevor Sie die Prioritäten für Ihre Aufgaben setzen, sollten Sie festlegen, welche Ihrer Aktivitäten wertvoll und welche weniger wertvoll sind.
Stellen Sie sich jeden Tag folgende Fragen: Welche Dinge auf meinem Tagesplan sind wichtiger als alle anderen Aufgaben? Welche Dinge muss ich heute unbedingt erledigen?
Ordnen Sie dann Ihre Aufgaben nach Prioritäten, also nach Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe bekommt immer die höchste Priorität und steht an erster Stelle. Die unwichtigen Aufgaben stehen am Ende der Liste.
Erledigen Sie immer zuerst die wichtigsten Aufgaben, also diejenigen, die die größte positive Auswirkung auf Ihr Business haben. Fokussieren Sie Ihre Energie und Aufmerksamkeit auf diese Aufgabe.
Häufig bekommen wir die Empfehlung, wir sollten Prioritäten so setzen, dass wir die einfachsten Aufgaben am Anfang des Tages erledigen. Angeblich fiele der Einstieg in den Arbeitstag auf diese Weise leichter und so könne man die schwierigeren Aufgaben besser erledigen. Davon halte ich nichts, wie übrigens auch vielen andere erfolgreichen Entrepreneure.
Wenn Sie zuerst alle einfachen Aufgaben nacheinander erledigen, ist der Tag vielleicht schon zu Ende. Dann haben Sie keine echten Resultate erzielt.
In aller Regel sind die Dinge, die uns wirklich weiterbringen auch diejenigen, die mühsam und anstrengend sind. Häufig erledigen wir lieber die einfachen Dinge, damit wir die wirklich wichtigen Dinge nicht tun müssen.
Die wichtigen Dinge haben einen positiven Einfluss auf Ihren Erfolg. Wenn wir zunächst die einfachen Dinge erledigen und die schwierigeren Dinge auf später verschieben, gewinnen wir gar nichts. Erfolgreiche Unternehmer erledigen das Wichtige zuerst, denn sie wollen etwas Großes erreichen.
Ich selbst fühle mich immer viel besser, nachdem ich die wichtigste, was meistens auch die anstrengendste Aufgabe ist, schon erledigt habe. Dann wird mir klar was ich an diesem Tag schon geleistet habe. Und dann fällt mir das Bearbeiten der weiteren Aufgaben umso leichter.
Fehler Nr. 3: emails checken vor dem Erstellen des Tagesplans
Einen weiteren Fehler begehen viele Leute, indem sie vor dem Erstellen ihres Tagesplans ihren Fokus zuerst auf die Außenwelt richten.
Sie sehen morgens als erstes nach, was andere Leute von ihnen wollen. Und sie sehen nach, ob es da draußen neue Nachrichten gibt. Unser Gehirn belohnt uns nämlich jedesmal mit einem kleinen „Kick“, wenn wir etwas Neues erfahren.
Die meisten Leute checken morgens zunächst ihre emails oder die sozialen Medien. In ihren emails erfahren sie unter anderem, was sie am heutigen Tag tun sollen. Sie denken, dass im Eingang ihres email-Postfachs steht, welche Aufgaben sie zu erledigen haben.
Sie lassen also andere Leute darüber bestimmen, was sie heute tun sollen und konzentrieren sich nicht auf die wichtigen Aufgaben. Stattdessen beantworten sie emails und tun Dinge, die andere Leute an sie herangetragen haben.
Machen Sie nicht den Fehler als erstes auf die Außenwelt zu reagieren. Verwechseln Sie Ihren email-Eingangsordner nicht mit einer To-Do-Liste. Die Aufgaben für Ihren Arbeitstag stehen nicht in Ihren emails sondern gehören in Ihren Tagesplan.
Produktive Arbeit ist nicht möglich, wenn wir ständig auf die Außenwelt reagieren. Wenn Sie ein Business betreiben, müssen Sie kreativ sein und Dinge in die Tat umsetzen. Das können wir aber nur, wenn wir unseren Tag gut organisieren.
Am besten ist es, wenn Sie Ihren Tagesplan schon am Abend vorher erstellen. Wir sollten zu Beginn des Tages, bevor wir unseren Blick nach außen richten, unseren Tagesplan nochmals durchsehen. Auf diese Weise können wir uns auf die bevorstehenden Aufgaben mental vorbereiten.
Reservieren Sie sich im Laufe des Tages ein Zeitfenster, in dem Sie Ihre emails beantworten und evtl. Telefonate führen oder sich mit den sozialen Medien beschäftigen. Erledigen Sie immer vorher Ihre erste Aufgabe des Tages!
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